Suuri ja pieni yritys: kuinka toteuttaa työt poikkeusjärjestelyin?

4 Min (865 sanat)
etätyö, korona, pienyritys, suuryritys, työnantajakuva,

Tällä kertaa kokemuksiaan kriisitilanteessa toimeentulemisesta jakavat Swedbank-pankkikonsernin henkilöstöjohtaja Ülle Matt sekä Instarin toimitusjohtaja Kersti Vannas. 

Työmatkat ovat jäissä ja työntekijät ovat eri maissa

Swedbankin henkilöstöjohtaja Ülle Matt kertoo, että yrityksen työt on järjestelty uudelleen siten, että yhteiskunnan toimivuuden kannalta tärkeän palveluntarjoajan asiakaspalvelu sekä työntekijöiden hyvinvointi on turvattu. “Tästä syystä hajautamme tiimejä, lyhennämme työpäiviä, ja tarpeen tullen suljemme myös konttoreita. Ohjaamme kotiin kaikki ne, joilla on mahdollisuus työskennellä etänä. Ne työntekijät, jotka ovat poissa töistä, eivätkä pysty työskentelemään kotitoimistosta käsin johtuen työnsä luonteesta, saavat tavallista palkkaa.”

Matt kertoo, että kaikki työmatkat on pantu jäihin poikkeusolojen loppumiseen asti. Työntekijät, jotka ovat palanneet työkomennuksilta sekä henkilökohtaisilta matkoilta on ohjattu kotiin karanteeniin ja he saavat normaalia palkkaa. Mahdollisuuksien mukaan he työskentelevät kotitoimistolta ja / tai avustavat muita yksiköitä niiden operatiivisissa toiminnoissa. “Niille työntekijöille, jotka lähtivät matkoille sen jälkeen kun Virossa julistettiin poikkeusolot, ja jotka ovat siitä johtuen kotikaranteenissa, emme maksa tavallista palkkaa, vaan suosittelemme heitä hyödyntämään palkallisia lomapäiviä tai palkatonta vapaata.” 

Instarin johtaja Kersti Vannas kertoo, että heidän yrityksessään jatketaan töitä samassa hengessä, mutta kaikki ovat siirtyneet etätöihin kotitoimistolle – osa on Suomessa, osa Tallinnassa, Türissä tai Viljandissa. “Olemme siinä onnekkaita, että suurin osa työstämme on mahdollista tehdä kotoa käsin. Koska tiimimme on vielä pieni (kuusi henkeä), olemme pystyneet järjestämään kaikki tapaamiset ja kokoukset Skypellä. Tietysti se vaatii jonkin verran säätöä ja se muuttaa työn rytmiä jonkin verran, mutta kohtaamme sen haasteena. Uskomme, että nyt kun olemme etätöissä, tiimin sisäisen kommunikaation tulee olla vieläkin intensiivisempää ja yritämme juurruttaa tätä ajatusta.” Vannas lisää, että uusi työjärjestely antaa hyvässä tapauksessa mahdollisuuden kokeilla raikkaita ja tehokkaampia työskentelyn tapoja. 

etatyo kotitoimisto
Unsplash

Matt lisää, että henkilösuojaimina Swedbankista löytyy kohtalainen määrä maskeja, joita annetaan asiakasneuvojille heidän niin toivoessaan [suom. huom. Artikkeli julkaistu ennen maskipakon voimaan astumista]. Konttoreissa jokaisen asiakasneuvojan pöydältä löytyy käsien puhdistusvälineet, sekä nenäliinoja tarjottaviksi myös asiakkaille. Myös toimistoja siivotaan tavallista useammin. “Tartuntojen leviämisen välttämiseksi suosittelemme asiakkaillemme digitaalista asiointia ja välttämään asiointia konttoreissamme, jos olo tuntuu sairaalta. Työhaastattelut toteutamme digikanavissa, solmimme uusien työntekijöiden työsopimukset digitaalisesti ja tällä hetkellä uudet työntekijät myös aloittavat työskentelyn kotitoimistolta käsin. ” kertoo Matt.

Kotitoimisto – Niin paljon kuin mahdollista 

Swedbank on keskittynyt ennenkaikkea työntekijöiden fyysisten kontaktien minimointiin. Kaikille niille  työntekijöille, joilla on mahdollisuus työskennellä kotoa käsin, vaihtoehtoa suositellaan erittäin vakavasti. “Olemme sulkeneet ruokalan ja kahvinurkkaukset, ja kaikki talon sisäiset kokoukset toteutetaan Skypen ja puhelimen välityksellä. Lähetimme kotiin kaikki sairauden riskiryhmään kuuluvat henkilöt, yli 60-vuotiaat ja sitä vanhemmat työntekijät, kroonisista sairauksista kärsivät työntekijät, sekä raskaana olevat naiset. Olemme myös mahdollistaneet kotoa käsin työskentelyn tai kotona olemisen 1.- 4. luokkalaisten lasten vanhemmille, myös niissä tapauksissa joissa heidän työtään ei ole mahdollista tehdä kotoa käsin. Suuremmilla toimistoillamme olemme sulkeneet kuntosalit, hierontahuoneet, ruokalat, kahvinurkkaukset. Lisäksi ällä hetkellä olemme lopettaneet sanoma- ja aikakauslehtien jakelun osastoille.” selventää Matt, ja lisää, että luonnollisesti huoneiden ja pintojen desinfiointiin on myös panostettu paljon.  

Jotta kotitoimistolta käsin voisi tehdä töitä tehokkaasti, työnantajien annettiin ottaa toimistolta mukaansa näppäimistöt sekä näytöt silmien kuormituksen vähentämiseksi. Samalla toimistojen aukioloaikoja on lyhennetty, osa konttoreista on suljettu (sellaisilla alueilla, joissa on vielä muita avoimia konttoreita) ja työntekijöitä on siirretty toisiin konttoreihin. 

etatyo kotitoimisto
Unsplash

Vannas kertoo, että Instarissa työaika on pysynyt samana – työpäivä alkaa kello yhdeksän. Hän kertoo, että erilaista on se, että siinä missä aiemmin joka maanantai pidettiin henkilöstön kokous, nyt joka aamu alkaa nopealla kick-offilla, jossa käydään tuleva päivä läpi. “Näin meillä kaikilla on parempi näkemys siitä, minkä kanssa kukakin parhaillaan työskentelee ja saamme priorisoitua asioita helpommin. Tähän liittyen kotoa työskennellessä Skype-kokouksilla on huomattavasti aiempaa suuri painoarvo.” 

Hyvä hetki itsensäkehittämiseen ja terveyden edistämiseen 

Tällä hetkellä tuemme työntekijöitämme siten, että pyydämme heitä keskittymään itsensä ja perheensä terveyden ylläpitoon ja pysymällä kotona. Toimistolle on luvallista tulla vain hätätapauksissa (tietokoneen päivitysten tekemiseksi, jne.). Jaamme työntekijöiden ja johtajien välillä jatkuvasti tietoa siitä, mikä on tälle hetkellä kaikkein tärkein asia jota ollaan tekemässä. Tarjoamme myös tietoa siitä, miten tulla toimeen eristyksen ja stressin kanssa. Niille, joille ei ole mahdollista työskennellä kotona, suosittelemme ajan käyttämistä itsensä kehittämiseen sekä opiskeluun. Viime vuoden lopusta lähtien olemme tarjonneet kaikille työntekijöillemme pääsyn LinkedIn Learningin yli 8000 koulutukseen, joita voi käydä läpi myös puhelimella.” Matt kertoo Swedbankin käytännöistä. Hän lisää, että työntekijöiden talviloman pitämisen aikaikkunaa on pidennetty heinäkuun loppuun asti. 

Kersti Vannas Instar
Kersti Vannas

Vannas kertoo, että poikkeusolojen aikana tärkeimmät avainsanat ovat ehdottomasti jatkuva viestintä, läpinäkyvyys, sekä vielä aiempaakin voimakkaampi toisten tukeminen. “Käymme joka aamu läpi tämän hetkisen tilanteen, että jokainen saisi päästä höyryjä poikkeustilaan liittyen ja jakaa työhön liittyviä huoliaan yhdessä muiden kanssa. Teemme yhdessä vaihtoehtoisia toimintasuunnitelmia ja brainstormauksia, pitäen silmällä tilanteen mahdollisia kehityssuuntia.”

Instarin johtaja lisää, että heidän tavoitteenaan on huolehtia terveydestään ja olla aktiivisia myös kotikonttorista käsin. Tähän alkunsa sai jännä haaste – tehdä joka päivä 30 kyykkyä tai lankuttaa joka päivä 60 sekunnin ajan. “Uskon, että tässä uudessa tilanteessa ja sen muutoksien keskellä on tärkeää säilyttää rauhallinen mieli ja ajatella parin askeleen sijaan kuusi askelta eteenpäin. Olla läpinäkyvä johtaja ja auttaa pitämään yllä hyvää yleistä mielialaa. Nämä ajat ovat ehdottomasti täynnä jännittäviä uusia haasteita, joita kohdatessaan kanssa työnantajilla on mahdollisuus erottautua niin omista työntekijöistään huolehtimiseen kuin yhteiskunnalliseen osallistumiseenkin liittyen. ” sanoo Vannas, ja lisää, että Instarin henkilöstölle on tärkeää, että Viro olisi parhaiden työnantajien maa, ja siihen liittyen yritys on täydessä valmiudessa tukemaan maata omalla työpanoksellaan.

Kirjoittaja: Kai Miller

Artikkeli ilmestyi Äripäev talouslehden verkkosivulla personaliuudised.ee 24.03.2020

Käy tutustumassa myös muihin Instarin artikkeleihin:

Kohti parempaa työnantajakuvaa – Instar Employer Branding Kickstart 2021 nyt saatavilla!

Kuka karttaa nuoria? – Nuorten työntekijöiden palkkaamisesta

Seuraa meitä somessa!

LinkedIn | Instagram | Facebook